Cómo crear una alerta de Solicitudes de Compra del día en SAP Business One

loliveira03
hace 11 minutos
3 min de lectura

Mantener un seguimiento de las Solicitudes de Compra creadas durante la jornada es una excelente práctica para agilizar el proceso de compras y evitar que alguna solicitud quede sin atención.

Con SAP Business One, es posible configurar una Alerta de Usuario que notifique automáticamente a los responsables cada vez que se registre una nueva Solicitud de Compra. La frecuencia de estas notificaciones dependerá de la configuración del alerta y de los parámetros definidos para cada usuario.

En este artículo aprenderás, paso a paso, cómo configurar esta funcionalidad para optimizar el control de tus procesos de compras.

Nota: El video está en portugués de Brasil, pero puedes activar los subtítulos con traducción automática al español directamente en el reproductor de YouTube.

📋 Paso 1: Guardar la consulta

Antes de crear la alerta, es necesario guardar la consulta que será utilizada por SAP Business One.

Sigue la siguiente ruta:

Herramientas → Consultas → Generador de Consultas

Luego:

✏️ Haz clic en Ejecutar.
📝 Activa el modo de edición (ícono del lápiz).
🗑️ Elimina el contenido existente.
📋 Pega la consulta SQL.
▶️ Ejecuta la consulta para validar que no existan errores.
💾 Haz clic en Guardar.

Selecciona una categoría para almacenar la consulta o crea una nueva, por ejemplo Alertas.

Como nombre puedes utilizar:

Solicitudes de Compra del Día

💡 Antes de continuar, ejecuta la consulta para verificar que muestre correctamente las Solicitudes de Compra abiertas creadas durante el día.

🔔 Paso 2: Crear la alerta

Ahora accede a:

Menú Principal → Administración → Administración de Alertas

Después:

➕ Selecciona Acciones → Crear Alerta de Usuario.
📝 Asigna un nombre a la alerta.
🚩 Define la prioridad.
✅ Mantén la alerta activa.
📂 Haz clic en Abrir Consulta Guardada.
🔎 Selecciona la consulta creada en el paso anterior.

A continuación:

👤 Marca los usuarios que recibirán la notificación.
⏱️ Configura la frecuencia de ejecución (por ejemplo, cada 2 minutos).
🗂️ Si lo deseas, habilita el historial de alertas.
💾 Haz clic en Agregar.

¡Listo! La alerta ya ha sido creada.

⚙️ Paso 3: Configurar el usuario

Para que las notificaciones aparezcan correctamente, cada usuario debe revisar su configuración personal.

Accede a:

Mis Configuraciones Personales → Servicios

Verifica que estén habilitadas las siguientes opciones:

✅ Enviar alertas para actividades programadas del día.
✅ Mostrar la bandeja de entrada al recibir un nuevo mensaje.

También es recomendable configurar la actualización automática de mensajes con la frecuencia que mejor se adapte a la operación de la empresa.

🚀 ¿Cómo funciona?

Cada vez que se registre una nueva Solicitud de Compra durante el día, SAP Business One ejecutará automáticamente la consulta según la frecuencia configurada.

Si existen nuevos registros:

📩 El usuario recibirá una notificación en su bandeja de alertas.
📄 Podrá abrir directamente la Solicitud de Compra desde el mensaje recibido.
📋 También podrá consultar todas las solicitudes encontradas por la consulta.
📊 Si lo necesita, podrá copiar la información del alerta y pegarla en Microsoft Excel para realizar análisis o controles adicionales.

De esta forma, los responsables reciben información en tiempo real sin necesidad de ejecutar consultas manualmente durante la jornada.

✅ Beneficios de esta configuración

Implementar este tipo de alertas ofrece múltiples ventajas:

🚀 Mayor agilidad en el seguimiento de las Solicitudes de Compra.
👀 Visibilidad inmediata de los nuevos documentos generados.
⏱️ Reducción del riesgo de dejar solicitudes sin gestionar.
📋 Mejor organización del proceso de compras.
📊 Facilidad para generar reportes y controles adicionales.

Se trata de una configuración sencilla que puede aportar un importante incremento en la productividad de los usuarios de SAP Business One.

💻 Consulta utilizada (SAP HANA)

La siguiente consulta obtiene todas las Solicitudes de Compra abiertas creadas durante el día, y sirve como base para la configuración de la alerta.

Importante: esta consulta es compatible con SAP Business One sobre SAP HANA. Si tu empresa utiliza SAP Business One sobre Microsoft SQL Server, será necesario adaptar la sintaxis.

SELECT
T0."DocNum",
T0."DocDate",
T0."ReqName",
T0."Requester" AS "Usuario",
T0."ReqDate" AS "Fecha Necesaria",
T0."CreateDate",
T0."CreateTS"
FROM "OPRQ" T0
WHERE T0."DocStatus" = 'O'
AND TO_CHAR(T0."CreateDate",'dd/mm/yyyy') =
(
    SELECT TO_CHAR(NOW(),'dd/mm/yyyy')
    FROM DUMMY
)
ORDER BY T0."DocNum";

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